Araç ve müşteri kartı
Araç şase numarasıyla tek kayıttır. Plaka, tarih aralığıyla ayrı tutulur; plaka değişince eski işlemler kaybolmaz. Müşteri kartında ad, telefon ve KVKK onay durumu bulunur. Araç daha önce başka bir Otobellek servisinde kayıtlıysa marka, model ve yıl hazır gelir; sen yalnız km ve telefonu girersin.
- Şase 17 hane doğrulanır, yanlış giriş engellenir
- Şase bilinmiyorsa araç "şase bekliyor" olarak açılır, ilk serviste tamamlanır
- Müşteri kartından KVKK aydınlatma linki ve onay kodu SMS ile gider
İş emri ve kalemler
Her iş emrinde km zorunludur. Parça ve işçilik kalemleri adet ve fiyatla girilir; fiyatlar KDV dahil ya da hariç tutulabilir, her kalem kendi KDV oranını taşır. Fiyatsız kalemi olan iş emri kapatılamaz, böylece eksik fatura çıkmaz.
- Durumlar: açık, devam ediyor, kapandı
- Ustaya atama, not ve fotoğraf ekleme
- Km önceki kayıttan düşükse uyarı ve gerekçe
Fotoğraf
Usta telefondan çeker, iş emrine anında düşer. Öncesi ve sonrası fotoğrafları müşteriye gönderilen onay linkinde de görünür. Her fotoğraf için "QR sayfasında gizle" seçeneği vardır.
QR etiket ve açık servis sayfası
Program, üzerinde QR ve firmanın adı yazan yazdırılabilir etiket üretir. Etiket kapı içine yapıştırılır, araç kime satılırsa satılsın onunla gider. Okutan kişi aracın tüm Otobellek servislerindeki geçmişini tek sayfada görür.
- Araç sahibinin adı ve telefonu asla görünmez
- Fiyatlar gizlidir; araç sahibi SMS koduyla doğrularsa açılır
- Bir araca birden fazla etiket basılabilir, hepsi aynı sayfayı açar
- Aboneliğin bitse bile sayfa çalışmaya devam eder
SMS ve WhatsApp bildirimleri
İş emri açılınca ve araç hazır olunca müşteriye mesaj gider. Mesajda firmanın adı geçer. Orta ve Professional paketlerde kanal olarak WhatsApp seçilebilir; WhatsApp iletilemezse mesaj kendiliğinden SMS'e düşer. Her gönderim kanal, durum ve maliyetiyle loglanır.
Hatırlatmalar
Sonraki bakım tarihi ve km'si, muayene, sigorta, kasko ve lastik değişimi için hatırlatma gönderilir. Hatırlatmalar işlem mesajlarından ayrı tutulur; İYS ve müşteri onayı kontrol edilir. Her bildirim tipinin kanalı firma bazında ayarlanır.
Ek iş için müşteri onayı
Araç serviste iken ek iş çıktığında müşteriye fotoğraf ve fiyatla birlikte onay linki gönderilir. Müşteri telefonundan onaylar, onay zaman damgasıyla iş emrine işlenir. "Ben bunu istememiştim" tartışması biter.
Roller ve yetkiler
Patron, ön büro, usta, kalfa ve çırak. Patron ayarları, kullanıcıları ve raporları yönetir. Ön büro ve usta müşteri, araç ve iş emri açar; usta iş emrini kapatabilir. Kalfa ve çırak yalnız atandıkları iş emrine kalem, not ve fotoğraf ekler; fiyat görmez ve giremez.
Çalışma saatleri
Herkes iş emrinde Başlat / Bitir düğmesiyle süre tutar. Unutulan kayıt sonradan gerekçeyle düzeltilir. Patron kişi ve iş emri bazında çalışma saatleri raporunu görür.
Raporlar ve dışa aktarma
Açık ve kapanan iş emirleri, ciro, usta bazında iş yükü, mesaj kullanımı. Professional pakette gelişmiş raporlar. Firma verisini her zaman Excel / CSV olarak dışa aktarabilir; salt okunur modda bile.
Excel'den aktarım
Eski müşteri listeni Excel'den içeri al. Şase numarası olmayan araçlar "şase bekliyor" olarak müşteriye bağlanır. Aktarılan müşterilere otomatik SMS gitmez; KVKK onayı kart üzerinden tek tek istenir.
Barındırma ve güvenlik
Veriler Türkiye'de barındırılır, yedekler Türkiye içinde ikinci bir lokasyonda tutulur. Her kayıt firmaya bağlıdır; hiçbir firma başka firmanın müşterisini, kaydını ya da fiyatını göremez. Bağlantı kesilirse form verisi tarayıcıda taslak olarak bekler.